Últimamente, y con el desarrollo de nuevas tecnologías, las empresas han encontrado una forma de ahorrar dinero reemplazando el fax y el teléfono por el uso de e-mails. Esta práctica permite evitar gastos innecesarios de papel, tinta y llamados telefónicos por el uso del fax.
En las oficinas generalmentese gastan muchas hojas en copias, y ni hablar del insumo (tinta o toner); por ello es conveniente reemplazar esa práctica por el escaneo de la documentación, para luego remitir a distintos sectores y enviarlos por correo electrónico, pendrive, diskette o cualquier medio.
Con este procedimiento, es posible ahorrar al menos una resma mensual y la tinta / toner. Un programa que permite convertir archivos al formato PDF es el Adobe Reader. Este sistema es el único programa de visualización de archivos PDF que puede abrir todos los documentos PDF e interactuar con ellos. Entre sus utilidades, se pueden visualizar, buscar, firmar electrónicamente, verificar, imprimir archivos PDF de Adobe, entre otras. Se puede descargar gratuitamente desde esta web.
Otra ventaja que presenta esta forma de enviar archivos es que se pueden guardar y buscar fácilmente en la computadora, si necesidad de requerir carpetas, biblioratos y espacio físico para su ordenamiento.
